Property Management

Servizi

1. Fase di sviluppo

Servizi di supporto durante le fasi di progettazione e costruzione
  • Revisione del progetto tecnico e valutazione delle prestazioni dello stesso
  • Verifica dell’impatto delle scelte progettuali sulla predisposizione preliminare dei costi di gestione
  • Revisione della procedura di test e messa in esercizio
Servizi di Due Diligence
  • Analisi della documentazione amministrativa (stato di fatto - “as is”- vs. documentazione ricevuta - “as built”-)
  • Analisi delle criticità
  • Pianificazione delle attività di aggiornamento e/o integrazione
Predisposizione del database per ripartire i costi
  • Definizione delle consistenze immobiliari, catastali e impiantistiche
  • Predisposizione delle tabelle millesimali d’uso e relativo aggiornamento
  • Predisposizione del piano dei conti sulla base dell’identificazione dei centri di costo/ricavo del progetto
  • Associazione dei costi e tributi alle tabelle millesimali e condivisione con la proprietà
Definizione dei capitolati dei servizi e selezione dei fornitori
  • Predisposizione delle specifiche tecniche e prestazionali degli immobili ed impianti in gestione
  • Predisposizione dei capitolati manutentivi e prestazionali
  • Definizione di Key Performance Indicator e Service Level Agreement
  • Attivazione dei processi di gara, attraverso procedure e strumenti gestiti dal team di Procurement, da concordare con la proprietà
  • Predisposizione dei contratti di fornitura
Predisposizione della struttura del budget gestionale
  • Previsione delle spese annuali di gestione (annual plan) da condividere con la proprietà
  • Definizione della fatturazione attiva
  • Definizione delle spese ripetibili (recoverable) e non ripetibili (not recoverable) sulla base delle procedure gestionali e degli accordi contrattuali con i conduttori
  • Definizione del carico fiscale

 

2. Fase di presa in carico dell’edificio

Raccolta e revisione dei documenti tecnici ed amministrativi ai fini della data room
  • Titoli di proprietà, stato autorizzazioni e certificazioni
  • Definizione dello stato catastale e tributi
  • Stato dei contratti di locazione
  • Stato collaudi, test, messa in esercizio ed allacci utenze
  • Stato di elaborati, certificazioni impianti ed ambientali
  • Stato delle manutenzioni e dei contratti con i fornitori
  • Assicurazioni
Gestione delle non conformità
  • Regolarizzazione delle non conformità documentali rilevate
  • Confronto con i conduttori
Consolidamento dei dati di consistenza, dei costi e relativo riparto nel sistema IT ai fini della predisposizione del budget preliminare
  • Consolidamento delle tabelle millesimali e conferma dei costi
  • Verifica dei sistemi di contabilizzazione delle utenze
  • Consolidamento delle stime di budget preliminare su base triennale
  • Sviluppo e definizione della reportistica per proprietà, conduttori ed investitori su base annuale e trimestrale
Predisposizione dei documenti di governo e controllo ed uso dell’edificio
  • Regolamento di condominio
  • Regolamento di ingresso dei conduttori (fit-in rules and regs)
  • Manuale di uso e di informazioni generali per i conduttori
  • Mandato ai fini della salute e sicurezza nei luoghi di lavoro

 

3. Fase operativa

Attivazione e gestione di tutti i servizi
  • Gestione delle attività di manutenzione ordinaria e straordinaria
  • Definizione del perimetro delle attività
  • Definizione delle periodicità degli interventi dei singoli fornitori
  • Predisposizione della reportistica da parte dei fornitori ai fini delle verifiche periodiche e del rispetto del livello atteso dei servizi
  • Stato di elaborati, certificazioni impianti ed ambientali
  • Valorizzazione preventiva e consuntiva degli importi budgettizzati
  • Gestione dei consulenti
Supporto alla proprietà durante la predisposizione dei contratti dei conduttori
  • Definizione e consegna dei documenti di governo dell’edificio
  • Definizione e consegna delle aree locate e degli spazi comuni
  • Consegna delle spese previsionali
Gestione dei conduttori
  • Gestione delle attività di fit-in e fit-out dei conduttori
  • Coordinamento e consulenza organizzativa durante il ciclo di vita dell'edificio
  • Supervisione periodica degli spazi locati e non locati
  • Gestione ordinaria delle anomalie e richieste attraverso il sistema di richiesta di intervento (ticketing) e call center
  • Gestione ed implementazione delle relazioni con i conduttori
Gestione strategica e proattiva dell’immobile
  • Costante attività di benhmarking rivolta ai fornitori energetici
  • Ipotesi di eventuali interventi ai fini del risparmio energetico e dell’ottimizzazione dei sistemi
  • Condivisione con la proprietà delle proposte di valorizzazione dell’immobile sulla base delle analisi condotte
  • Gestione dell’archiviazione cartacea e digitale (data room)
Reportistica per proprietà, conduttori ed investitori su base trimestrale e annuale
  • Reportistica trimestrale ed annuale rivolta alla proprietà e relativa a tutte le attività: attualizzazione spese vs budget, eventuale attualizzazione della proiezione budget a fine periodo, eventuale analisi scostamenti
  • Gestione delle morosità e dei solleciti, gestione scadenze contrattuali, registrazione dei contratti, controllo homebanking su richiesta del cliente
  • Aggiornamento dello “Stacking plan” (stato di occupazione dell’immobile)
  • Valutazione e pianificazione delle criticità legate alle scadenze contrattuali
  • Reportistica per i conduttori relativa alla valorizzazione degli oneri accessori ed aggiornamento sulle ulteriori attività pianificate nell’immobile

 

Durante le differenti fasi, il team di property management coordina e supporta il team di facility management.