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Servizi
1. Fase di sviluppo
Servizi di supporto durante le fasi di progettazione e costruzione
- Revisione del progetto tecnico e valutazione delle prestazioni dello stesso
- Verifica dell’impatto delle scelte progettuali sulla predisposizione preliminare dei costi di gestione
- Revisione della procedura di test e messa in esercizio
Servizi di Due Diligence
- Analisi della documentazione amministrativa (stato di fatto - “as is”- vs. documentazione ricevuta - “as built”-)
- Analisi delle criticità
- Pianificazione delle attività di aggiornamento e/o integrazione
Predisposizione del database per ripartire i costi
- Definizione delle consistenze immobiliari, catastali e impiantistiche
- Predisposizione delle tabelle millesimali d’uso e relativo aggiornamento
- Predisposizione del piano dei conti sulla base dell’identificazione dei centri di costo/ricavo del progetto
- Associazione dei costi e tributi alle tabelle millesimali e condivisione con la proprietà
Definizione dei capitolati dei servizi e selezione dei fornitori
- Predisposizione delle specifiche tecniche e prestazionali degli immobili ed impianti in gestione
- Predisposizione dei capitolati manutentivi e prestazionali
- Definizione di Key Performance Indicator e Service Level Agreement
- Attivazione dei processi di gara, attraverso procedure e strumenti gestiti dal team di Procurement, da concordare con la proprietà
- Predisposizione dei contratti di fornitura
Predisposizione della struttura del budget gestionale
- Previsione delle spese annuali di gestione (annual plan) da condividere con la proprietà
- Definizione della fatturazione attiva
- Definizione delle spese ripetibili (recoverable) e non ripetibili (not recoverable) sulla base delle procedure gestionali e degli accordi contrattuali con i conduttori
- Definizione del carico fiscale
2. Fase di presa in carico dell’edificio
Raccolta e revisione dei documenti tecnici ed amministrativi ai fini della data room
- Titoli di proprietà, stato autorizzazioni e certificazioni
- Definizione dello stato catastale e tributi
- Stato dei contratti di locazione
- Stato collaudi, test, messa in esercizio ed allacci utenze
- Stato di elaborati, certificazioni impianti ed ambientali
- Stato delle manutenzioni e dei contratti con i fornitori
- Assicurazioni
Gestione delle non conformità
- Regolarizzazione delle non conformità documentali rilevate
- Confronto con i conduttori
Consolidamento dei dati di consistenza, dei costi e relativo riparto nel sistema IT ai fini della predisposizione del budget preliminare
- Consolidamento delle tabelle millesimali e conferma dei costi
- Verifica dei sistemi di contabilizzazione delle utenze
- Consolidamento delle stime di budget preliminare su base triennale
- Sviluppo e definizione della reportistica per proprietà, conduttori ed investitori su base annuale e trimestrale
Predisposizione dei documenti di governo e controllo ed uso dell’edificio
- Regolamento di condominio
- Regolamento di ingresso dei conduttori (fit-in rules and regs)
- Manuale di uso e di informazioni generali per i conduttori
- Mandato ai fini della salute e sicurezza nei luoghi di lavoro
3. Fase operativa
Attivazione e gestione di tutti i servizi
- Gestione delle attività di manutenzione ordinaria e straordinaria
- Definizione del perimetro delle attività
- Definizione delle periodicità degli interventi dei singoli fornitori
- Predisposizione della reportistica da parte dei fornitori ai fini delle verifiche periodiche e del rispetto del livello atteso dei servizi
- Stato di elaborati, certificazioni impianti ed ambientali
- Valorizzazione preventiva e consuntiva degli importi budgettizzati
- Gestione dei consulenti
Supporto alla proprietà durante la predisposizione dei contratti dei conduttori
- Definizione e consegna dei documenti di governo dell’edificio
- Definizione e consegna delle aree locate e degli spazi comuni
- Consegna delle spese previsionali
Gestione dei conduttori
- Gestione delle attività di fit-in e fit-out dei conduttori
- Coordinamento e consulenza organizzativa durante il ciclo di vita dell'edificio
- Supervisione periodica degli spazi locati e non locati
- Gestione ordinaria delle anomalie e richieste attraverso il sistema di richiesta di intervento (ticketing) e call center
- Gestione ed implementazione delle relazioni con i conduttori
Gestione strategica e proattiva dell’immobile
- Costante attività di benhmarking rivolta ai fornitori energetici
- Ipotesi di eventuali interventi ai fini del risparmio energetico e dell’ottimizzazione dei sistemi
- Condivisione con la proprietà delle proposte di valorizzazione dell’immobile sulla base delle analisi condotte
- Gestione dell’archiviazione cartacea e digitale (data room)
Reportistica per proprietà, conduttori ed investitori su base trimestrale e annuale
- Reportistica trimestrale ed annuale rivolta alla proprietà e relativa a tutte le attività: attualizzazione spese vs budget, eventuale attualizzazione della proiezione budget a fine periodo, eventuale analisi scostamenti
- Gestione delle morosità e dei solleciti, gestione scadenze contrattuali, registrazione dei contratti, controllo homebanking su richiesta del cliente
- Aggiornamento dello “Stacking plan” (stato di occupazione dell’immobile)
- Valutazione e pianificazione delle criticità legate alle scadenze contrattuali
- Reportistica per i conduttori relativa alla valorizzazione degli oneri accessori ed aggiornamento sulle ulteriori attività pianificate nell’immobile
Durante le differenti fasi, il team di property management coordina e supporta il team di facility management.
